Mục lục:
- Công cụ quản lý thời gian
- 1. Chương trình nghị sự
- 2. Lịch để bàn
- 3. Lịch trình
- 4. Các khóa học quản lý thời gian
- 5. Tài nguyên trực tuyến
- Kỹ thuật quản lý thời gian
- Quản lý thời gian: mẹo
- Quản lý thời gian: tóm tắt
Mối quan hệ mà con người thiết lập với thời gian rất phức tạp vì một người có thể không tận dụng được hết tiềm năng của thời điểm hiện tại vì họ không tập trung vào những gì đang xảy ra hiện tại. Đây là trường hợp khi đối tượng chú ý của anh ta tập trung vào một ký ức trong quá khứ hoặc ngược lại, khi sự vội vàng của dự đoán liên tục khiến nhân vật chính tập trung vào những gì anh ta sẽ làm khi anh ta hoàn thành việc anh ta đang làm ngay bây giờ. Tổ chức và quản lý thời gian là điều tối quan trọng để tận dụng tối đa thời gian của bạn, tối ưu hóa thời gian và hiệu quả hơn. Tại Psychology-Online, chúng tôi liệt kê một loạt các công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian.
Có thể bạn cũng quan tâm: Cách sống tích cực trong thời điểm khủng hoảng Chỉ số- Công cụ quản lý thời gian
- Kỹ thuật quản lý thời gian
- Quản lý thời gian: mẹo
- Quản lý thời gian: tóm tắt
Công cụ quản lý thời gian
Nếu bạn muốn cải thiện việc quản lý thời gian và sử dụng thời gian của mình tốt hơn, bạn sẽ tự hỏi mình có nguồn lực nào để tối ưu hóa số phút. Dưới đây là 5 công cụ quản lý thời gian:
1. Chương trình nghị sự
Đây là một trong những phương tiện quản lý thời gian được sử dụng nhiều nhất và có mặt ở cả định dạng giấy và điện tử. Chọn tùy chọn giúp bạn cấu trúc lịch trình nhiệm vụ và dự án hàng tuần của mình.
2. Lịch để bàn
Loại định dạng này là thực tế để có neo trực quan về bối cảnh thời gian hiện diện trên bàn làm việc của văn phòng làm việc. Ví dụ, bạn sẽ có thể tham khảo nó ngay lập tức nếu bạn nhận được một cuộc điện thoại để hẹn gặp. Tổ chức công việc một cách chính xác và quản lý thời gian hiệu quả giúp ngăn ngừa căng thẳng trong công việc.
3. Lịch trình
Quản lý thời gian có vẻ phức tạp hơn khi phải đo lường thời gian một cách thực tế trong việc thực hiện một dự án dài hạn. Việc lập kế hoạch kịch bản các nhiệm vụ tạo nên thách thức này có thể giúp bạn hình dung quy trình cần tuân theo kể từ bây giờ.
4. Các khóa học quản lý thời gian
Đào tạo xung quanh năng lực này cũng có trong các chương trình đào tạo có nội dung liên quan đến mục tiêu học tập này. Việc tham gia trải nghiệm đào tạo về những đặc điểm này có thể giúp người đó nhận ra đâu là thành công của họ và đâu là sai lầm của họ trong việc quản lý biên bản. Tài nguyên học tập này là một trong những tài nguyên quan trọng nhất để đạt được năng lực và kỹ năng mới trong quản lý thời gian.
5. Tài nguyên trực tuyến
Thông qua các công nghệ mới, bạn cũng có thể có phương tiện kỹ thuật số hướng đến mục tiêu này. Một số tài nguyên trực tuyến mà bạn có thể sử dụng làm công cụ quản lý thời gian là Todoist, Lịch Google, Evernote và MyMemorizer.
- Todoist là một công cụ quản lý thời gian cho phép bạn theo dõi cập nhật các dự án của mình, xác định những gì bạn phải làm trong ngày này và có thể gạch bỏ những điểm bạn đã hoàn thành.
- Lịch Google là một trong những tài nguyên hỗ trợ khác có thể đồng hành cùng bạn trong quá trình sắp xếp lịch và quản lý thời gian tốt hơn.
- Evernote là một công cụ quản lý thời gian khác giúp bạn liên tục ghi nhớ mục tiêu và thời hạn của mình.
- MyMemorizer là một tài nguyên quản lý thời gian khác giúp bạn ghi nhớ dữ liệu quan trọng thông qua định dạng lịch giúp bạn lên lịch cho công việc của mình.
Kỹ thuật quản lý thời gian
Làm thế nào bạn có thể tối ưu hóa thời gian của mình bằng cách cải thiện năng suất tại nơi làm việc? Ngoài các công cụ quản lý thời gian, tức là các công cụ giúp tổ chức, còn có các kỹ thuật quản lý thời gian: các phương pháp bạn có thể làm theo để sử dụng giờ giấc tốt hơn. Dưới đây là 8 kỹ thuật quản lý thời gian:
- Nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau để thực hiện chúng trong cùng một khoảng thời gian để tránh ngắt nhịp liên tục khiến việc chuyển từ vấn đề này sang vấn đề khác hoàn toàn khác.
- Chỉ định các nhiệm vụ trong chương trình của bạn bằng cách cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc. Ví dụ này có thể được áp dụng cho việc triệu tập các cuộc họp kinh doanh. Điều quan trọng như đúng giờ khi bắt đầu công việc là cũng phải hoàn thành đúng giờ.
- Tránh bị gián đoạn. Một ý tưởng là đặt một tấm áp phích thông tin trước cửa văn phòng của bạn trong những thời điểm bạn tập trung tối đa mà bạn muốn tránh bất kỳ loại gián đoạn nào để người đối thoại biết rằng đây không phải là thời điểm tốt để gõ cửa.
- Tránh sao nhãng. Im lặng điện thoại di động của bạn khi bạn có thể để tránh bị phân tâm liên tục từ những tin tức bạn nhận được. Sự sẵn sàng cải thiện quản lý thời gian cũng là một phần của việc lập kế hoạch.
- Lập một danh sách hàng tuần hoặc hàng ngày với việc liệt kê các công việc sẽ được thực hiện. Trong kỹ thuật quản lý thời gian này, điều quan trọng là phải phân biệt các mục tiêu trong danh sách này theo thứ tự quan trọng và cấp thiết.
- Tranh thủ đi du lịch. Để tối ưu hóa việc quản lý thời gian khi thực hiện các công việc lặt vặt khác nhau, bạn cũng có thể thực hiện các công việc này trong môi trường xung quanh khu vực lân cận nơi bạn sống hoặc môi trường xung quanh gần nơi làm việc.
- Chọn kênh thích hợp nhất trong giao tiếp để truyền thông tin đến một người khác. Ví dụ: có bao nhiêu cuộc trò chuyện WhatsApp được kéo dài trong một chuỗi tin nhắn khi vấn đề đó có thể được làm rõ hơn và trong thời gian ngắn hơn thông qua một cuộc gọi điện thoại?
- Phân tích SWOT về quản lý thời gian. Để đi sâu vào mục tiêu này, bạn cũng có thể thực hiện phân tích này bằng cách phân biệt bốn phần điểm yếu, mối đe dọa, điểm mạnh và cơ hội mà bạn có thể cấu trúc thông tin. Những điểm yếu mà bạn xác định trong quản lý thời gian của mình là gì? Và những điểm mạnh mà bạn muốn tiếp tục duy trì? Bạn xác định những mối đe dọa nào liên quan đến mục tiêu này? Và những cơ hội hiện diện trong kịch bản này là gì?
Quản lý thời gian: mẹo
Ngoài các kỹ thuật và công cụ quản lý thời gian đã thảo luận ở trên, một số mẹo cũng cần được xem xét. 6 mẹo quan trọng nhất để cải thiện quản lý thời gian như sau:
- Đừng trì hoãn những gì bạn có thể làm hôm nay vào lúc khác. Quan tâm đến vấn đề đó trong ngày này sẽ giúp bạn không phải dồn hết trách nhiệm này cho ngày sau.
- Ngắt kết nối với công việc vào cuối tuần hoặc vào cuối ngày. Kéo dài một ngày ở nhà đến khuya từ thứ Hai đến thứ Sáu ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất vì nghỉ ngơi là nhu cầu cơ bản và thiếu ngủ sẽ ảnh hưởng đến não bộ của chúng ta.
- Đặt mục tiêu rõ ràng và thực tế. Lập kế hoạch kết nối với một hướng để làm theo, đó là một trong những xác định điểm đến. Bạn có thể bị mất phương hướng nếu không biết rõ mình đang đi đâu.
- Hãy thực tế và giữ một cái nhìn thực tế về thời gian của bạn. Muốn hoàn thành nhiều dự án hơn mức bạn có thể thực hiện trong một khung thời gian nhất định sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy choáng ngợp bởi cảm giác không thể hoàn thành chúng đúng tiến độ.
- Xem xét trạng thái của bạn và sắp xếp các nhiệm vụ của bạn dựa trên trạng thái đó. Chẳng hạn, thông qua kiến thức bản thân, bạn có thể xác định khi nào bạn có điều kiện tốt nhất để làm việc hiệu quả hơn. Tốt hơn hết là bạn nên thực hiện những công việc khó khăn nhất vào đầu ngày làm việc, thay vì nỗ lực đến cùng khi sự mệt mỏi ảnh hưởng đến sự tập trung.
- Để dành chỗ cho những điều bất ngờ. Quản lý thời gian, lập kế hoạch và cụ thể với các nhiệm vụ, thời gian và ngày tháng là rất quan trọng. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải linh hoạt và tính đến những sự kiện không lường trước có thể phát sinh.
Quản lý thời gian: tóm tắt
Dưới đây là bản tóm tắt các thủ thuật, công cụ và kỹ thuật để quản lý thời gian, tổ chức và lập kế hoạch nhiệm vụ, tối ưu hóa thời gian và năng suất.
Bài viết này chỉ mang tính chất cung cấp thông tin, trong Tâm lý học-Trực tuyến, chúng tôi không có quyền đưa ra chẩn đoán hoặc đề xuất phương pháp điều trị. Mời bạn đến gặp chuyên gia tâm lý để điều trị trường hợp cụ thể của mình.
Nếu bạn muốn đọc thêm các bài viết tương tự như 13 công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian, chúng tôi khuyên bạn nên nhập danh mục Phát triển cá nhân và tự lực của chúng tôi.
Thư mục- Broc Cavero, M. Á. (2011). Sẵn sàng học tập, quy chế nỗ lực, quản lý thời gian hiệu quả và kết quả học tập ở sinh viên đại học . Tạp chí Nghiên cứu Giáo dục, 29 (1).