Mục lục:
Nếu tổ chức phải đối phó với những tình huống phức tạp với những nhiệm vụ phức tạp thì một cơ cấu tập trung là hiệu quả. Cơ cấu quan liêu nên có thể thực hiện được nếu có thể chính thức hóa, dựa trên khả năng dự đoán của các nhiệm vụ. Cơ cấu phù hợp phải kết hợp tiêu chuẩn hoá với phân cấp, đây là những đặc điểm của các cơ quan quan liêu chuyên nghiệp hoá. Cơ chế quan liêu chuyên nghiệp là bằng chứng cho thấy các tổ chức có thể quan liêu mà không cần tập trung. Công việc vận hành của nó ổn định, dẫn đến hành vi "được xác định trước hoặc có thể dự đoán được, thực sự là tiêu chuẩn hóa".
Bạn cũng có thể quan tâm: Thuyết quan liêu của WeberBộ máy hành chính chuyên nghiệp
Nó dựa trên sự phối hợp giữa các thành viên về việc tiêu chuẩn hóa các kỹ năng đạt được thông qua đào tạo và xã hội hóa. Các chuyên gia làm việc với một số độc lập với đồng nghiệp của họ và được liên kết với khách hàng của họ. Ví dụ về kiểu cấu trúc này là bệnh viện hoặc trường đại học. Bộ máy hành chính chuyên nghiệp hóa là một tổ chức hoạt động dựa trên tiêu chuẩn hóa các hành vi và thủ tục, đạt được thông qua việc thiết kế các nhiệm vụ bởi các chuyên gia và giám sát.
Việc tiêu chuẩn hóa các hành vi và quy trình đạt được nhờ vào sự chuyên nghiệp hóa của các thành viên, có nghĩa là một phần tốt của việc tiêu chuẩn hóa là do các hiệp hội và nhóm nghề nghiệp đặt ra chứ không phải do tổ chức. Trong cơ chế quan liêu máy móc, quyền lực thứ bậc chiếm ưu thế, trong cơ chế chuyên nghiệp hóa, quyền hạn của chuyên gia quan trọng hơn. Đó là một nhóm các chuyên gia có kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật chuyên biệt mà họ có thể áp dụng vào các tình huống nhất định để giải quyết nhu cầu của khách hàng. Một trong những quy trình hoạt động chínhĐây là quá trình chẩn đoán, phân loại hoặc phân loại tình huống cho phép xác định tập hợp các kỹ năng cụ thể và các kỹ thuật được sử dụng để giải quyết vấn đề của thân chủ. Perrow (1970) chỉ ra rằng mọi người được phân loại và xếp vào các lớp vì họ sẽ yêu cầu nguồn lực khổng lồ để coi mỗi trường hợp là duy nhất và có khả năng phân tích toàn diện. Các danh mục cho phép chúng tôi phát triển mà không cần phải đưa ra quyết định liên tục tại mọi thời điểm. Loại tổ chức giải quyết sự không chắc chắn trong môi trường của họ bằng cách phân loại khách hàng dựa trên các dịch vụ mà họ yêu cầu, tức là phân loại dựa trên nhu cầu thị trường trùng với phân loại chức năng của các chuyên gia phục vụ họ (phân loại chức năng).
Nhân sự chủ chốt là những người có chuyên môn khi họ thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm. Các nhân viên có một thực thể khá. Các bên khác như nhà phân tích CNTT, quản lý cấp trung hoặc người quản lý đóng vai trò ít liên quan hơn. Các tổ chức này có cấu trúc phi tập trung cao theo chiều ngang và chiều dọc của chúng. Một phần quyền lực (dựa trên chất lượng của chuyên gia) và năng lực ra quyết định vẫn nằm ở cấp độ của người lao động (chuyên gia), những người phải giải quyết các vấn đề cụ thể của khách hàng của họ. Các nhà chuyên môn lấy làm điểm tham chiếu cơ bản, khi đưa ra quyết định, các tiêu chuẩn và chỉ dẫn của các hiệp hội nghề nghiệp ở mức độ cao hơn so với các quy định do chính tổ chức thiết lập.
Lòng trung thành của chuyên gia bị chia rẽ và trải qua những xung đột khi phải tuân theo các yêu cầu của tổ chức và của nhóm chuyên nghiệp của anh ta. Họ có xu hướng xác định nhiều hơn với nhóm chuyên nghiệp của họ hơn là với tổ chức mà họ làm việc. Các bộ máy quan liêu chuyên nghiệp có xu hướng áp dụng cơ cấu dân chủ trong đó quyền kiểm soát vẫn ở các cấp cơ bản nhất của tổ chức. Người lao động kiểm soát một phần các quyết định liên quan đến công việc của chính họ và cũng tìm cách có quyền kiểm soát tập thể đối với các quyết định hành chính ảnh hưởng đến họ, chẳng hạn như những quyết định liên quan đến tuyển dụng, thăng chức hoặc phân bổ nguồn lực, họ còn được gọi là "tổ chức tập thể".
Mặc dù quyền lực của các chuyên gia là đáng chú ý, nhưng không phải lúc nào người quản lý hoặc các nhà quản lý cũng có ít quyền lực. Chuyên gia, quản trị viên hoặc người quản lý, mặc dù anh ta không thể trực tiếp kiểm soát các thành viên của tổ chức, nhưng thực hiện các chức năng và vai trò mang lại cho anh ta quyền lực gián tiếp đáng kể trong tổ chức. Nó phải giải quyết nhiều xung đột giữa các thành viên khác nhau thường xuất phát từ quá trình phân loại, không phải lúc nào cũng đầy đủ và hiệu quả để xác định tất cả các trường hợp.
Những nhà quản lý này chịu trách nhiệm trực tiếp về các mối quan hệ với thế giới bên ngoài và đại diện cho tổ chức và đóng một vai trò thiết yếu trong việc thu thập các nguồn lực. Sự cống hiến trực tiếp cho các vấn đề hành chính mang lại cho họ quyền lực trên thực tế so với các đồng nghiệp khác chủ yếu tham gia vào các nhiệm vụ chuyên môn. Trong quyền lực này, họ sẽ duy trì miễn là họ phục vụ các mục tiêu và lợi ích của đa số thành viên hoặc của những người có nhiều quyền lực hơn.
Cơ cấu quan liêu có tính chất máy móc
Mô tả của Weber, nó được tìm thấy trong các tổ chức có đặc điểm là các quy trình làm việc lặp đi lặp lại, đơn giản và được tiêu chuẩn hóa cao. Họ có rất nhiều luật lệ và quy định và chính thức hóa giao tiếp thông qua các kênh đã được thiết lập. Chúng cho thấy các đơn vị làm việc lớn ở cấp dưới, cơ cấu quyền lực và quyền ra quyết định tập trung, và một bộ phận hành chính đáng kể với sự phân biệt rõ ràng giữa tuyến và nhân viên. Các loại thành viên khác nhau trong các tổ chức này có những đặc điểm cụ thể.
Các công nhân thực hiện nhiệm vụ của họ trong một quy trình làm việc rất hợp lý với sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng được phối hợp thông qua một sự chính thức hóa mạnh mẽ và giám sát trực tiếp. Các kiểu phối hợp và bản chất của nhiệm vụ cho phép hình thành các đơn vị công việc lớn.
Thành phần quản trịnó được phát triển rộng rãi. Nó bao gồm một số lượng đáng kể những người cố gắng giải quyết các vấn đề có thể phát sinh để “cỗ máy sản xuất” không ngừng hoạt động: những người giám sát thực hiện 3 chức năng: giải quyết các vấn đề nảy sinh giữa các công nhân, phối hợp làm việc với công nghệ và lập kế hoạch, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền tải thông tin lên và xuống (cung cấp thông tin cho sếp và đưa ra các quy tắc, thay đổi đã biết, v.v. cho cấp dưới); các nhà phân tích và hoạch định công nghệ là rất cần thiết vì tổ chức phụ thuộc cơ bản vào việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc, thông qua việc phân tích và lập kế hoạch các nhiệm vụ như một hệ thống phối hợp cơ bản. Lập kế hoạch đưa ra một số lượng lớn các quy tắc và quy định và một liều lượng kiểm soát tốt,có vai trò cơ bản vì nó cho phép giảm thiểu sự không chắc chắn để bộ máy quan liêu hoạt động mà không bị gián đoạn và giải quyết những xung đột mà nó dễ gây ra.
Woodward (1965) chỉ ra rằng mạng lưới quan hệ tốt nhất cho sản xuất không nhất thiết là tốt nhất cho con người. Nếu các mục đích kỹ thuật được phục vụ tốt, kết quả sẽ là một thành công về mặt thương mại, nếu các mục đích xã hội, kết quả sẽ là một nhân viên hài lòng và hợp tác. Các mục tiêu kỹ thuật có thể được đáp ứng tốt nhất thông qua xung đột và áp lực, và những công ty hiệu quả nhất không thể được coi là những công ty có mối quan hệ tốt hơn và sự đồng nhất chặt chẽ hơn giữa nhân viên và công ty.
những người quản lýHọ chịu trách nhiệm đạt được sự vận hành hiệu quả của toàn tổ chức, tìm kiếm và nghiên cứu các thủ tục và cải tiến mới cho sản xuất, cũng như giải quyết xung đột và giám sát trực tiếp làm cơ sở để phối hợp các bộ phận khác nhau ở các cấp khác nhau. cấp cao hơn, vì việc chính thức hóa là không đủ để phối hợp ở các cấp này. Họ chiếm những vị trí duy nhất đòi hỏi kiến thức rộng và khái quát so với chuyên môn của các thành viên khác. Họ tập trung phần lớn quyền lực chính thức và chịu trách nhiệm thiết lập các chiến lược và kế hoạch chung. Các giả định của việc lập kế hoạch này là: tính chất hoàn toàn hợp lý của nó, sự khác biệt rõ ràng giữa việc xây dựng các chiến lược và việc thực hiện chúng.Người quản lý xây dựng kế hoạch của họ và cấp dưới thực hiện chúng, trong phạm vi vừa đủ cho đến khi người lao động thực hiện được.
Bộ máy quan liêu có một cấu hình không linh hoạt. Nó được thiết kế cho một mục đích và có thể hoạt động hiệu quả, nhưng nó không có khả năng thực hiện những thay đổi lớn để thích ứng với các tình huống phức tạp khác nhau. Các bên khác nhau có sứ mệnh giảm thiểu và kiểm soát những thay đổi trong môi trường để đảm bảo rằng máy móc hoạt động bình thường, bằng cách giảm sự không chắc chắn và giải quyết các vấn đề có thể phát sinh từ nó.
Đặc điểm của loại kết cấu này
Chúng chỉ có thể thực hiện được trong một môi trường ổn định và đơn giản. Công việc trong môi trường phức tạp không thể được sắp xếp hợp lý thành các nhiệm vụ đơn giản và môi trường động không thể dễ dàng dự đoán hoặc chuẩn hóa. Nó thường được tìm thấy trong các tổ chức trưởng thành. Chúng cần đủ rộng để cho phép nhân rộng và tiêu chuẩn hóa và đủ "già" để chúng có thể phát triển các quy tắc và thủ tục để sử dụng. Họ thường đưa ra một hệ thống kỹ thuật quy định, vì nó cho phép công việc được thiết kế để có thể thực hiện theo một quy trình lặp đi lặp lại và được tiêu chuẩn hóa.
Sản xuất hàng loạt là hệ thống công nghệ đặc trưng nhất. Kiểm soát bên ngoài, kiểm soát ủng hộ việc tập trung hóa và chính thức hóa, và đây là những thông số thiết kế chính của một cấu trúc quan liêu có tính chất máy móc. Các cơ quan hành chính của chính phủ có mức độ kiểm soát bên ngoài cao hơn được cấu trúc theo những đặc điểm này. Các tổ chức có cấu trúc quan liêu mang bản chất máy móc là tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ ổn định, không phải để giải quyết các vấn đề mới. Nó có hiệu quả trong một loạt các công việc cụ thể và được xác định rõ ràng, không phải trong việc đưa ra các đổi mới hoặc thích ứng với môi trường mới, năng động và không thể đoán trước.
Chúng được thiết kế giống như những cỗ máy, để thực hiện một cách hiệu quả nhất có thể một loạt các nhiệm vụ được xác định trước và xác định rõ ràng. Nhưng họ không phục vụ để thực hiện bất kỳ loại nhiệm vụ nào khác và giải quyết các tình huống mới phát sinh.
Bài viết này chỉ mang tính chất cung cấp thông tin, trong Tâm lý học-Trực tuyến, chúng tôi không có quyền đưa ra chẩn đoán hoặc đề xuất phương pháp điều trị. Mời bạn đến gặp chuyên gia tâm lý để điều trị trường hợp cụ thể của mình.
Nếu bạn muốn đọc thêm các bài viết tương tự như Bộ máy quan liêu chuyên nghiệp - Ví dụ và Ý nghĩa, chúng tôi khuyên bạn nên vào danh mục Tâm lý xã hội và tổ chức của chúng tôi.